Informatiebijeenkomst levert gemeente Oldambt verbeterpunten op voor vergunningen
Winschoten – De gemeente Oldambt erkent nogmaals dat de afhandeling van evenementenvergunningen niet altijd goed is verlopen. Personele wisselingen en ziekte maakten het soms lastig om op tijd te reageren. Ook kunnen aanvragen in het verleden verschillend zijn beoordeeld. De gemeente werkt aan verbeteringen en neemt de ervaringen en suggesties van organisatoren mee in het vervolg.
De gemeente organiseerde dinsdagavond een bijeenkomst in de oude Raadzaal van het gemeentehuis. Er kwamen 33 aanmeldingen binnen, maar uiteindelijk waren er ongeveer zestig mensen aanwezig. De gemeente zegt blij verrast te zijn met de opkomst en ziet die ook als een teken dat er behoefte is aan de bijeenkomst.
Organisatoren waren uitgenodigd om ervaringen te delen en mee te denken over verbeteringen in het aanvraagproces. Tijdens de avond bleek dat een deel van de aanwezigen een andere verwachting had. Verschillende organisatoren vonden dat de bijeenkomst vooral was ingericht om opmerkingen te verzamelen en dat er te weinig ruimte was voor een open gesprek.
Burgemeester Cora-Yfke Sikkema en wethouder Tim van Bostelen openden de avond. Sikkema sprak over veiligheid en Van Bostelen over cultuur. Na ongeveer een halfuur vertrokken zij vanwege een andere afspraak. Ambtenaren namen de bijeenkomst daarna over.
Gemeente wil duidelijker zijn over opzet
De gemeente zegt voor een volgende bijeenkomst duidelijker te willen communiceren over het doel en de opzet. Een aantal organisatoren besloot dinsdagavond te vertrekken. Volgens de gemeente waren daar verschillende redenen voor: sommigen wilden hun ervaringen liever schriftelijk delen, terwijl anderen aangaven tevreden te zijn en weinig te kunnen toevoegen. De gemeente benadrukt dat niet iedereen vertrok uit onvrede over de bijeenkomst of de werkwijze.
Met de organisatoren die bleven, zijn volgens de gemeente constructieve gesprekken gevoerd. Die leverden bruikbare inzichten op over mogelijke verbeteringen en de ondersteuning van organisatoren. De gemeente zegt het jammer te vinden dat niet met alle aanwezigen het gesprek kon worden gevoerd. Door met elkaar te praten, kan volgens haar worden doorgevraagd en kunnen ervaringen beter worden begrepen.
Een organisator die niet met naam genoemd wil worden, miste een onafhankelijke gespreksleider en vond dat de opzet de toon van de avond bepaalde. Ook vond hij het vertrek van de burgemeester en wethouder teleurstellend. Een andere organisator had ook verwacht dat het gemeentebestuur langer bij het gesprek aanwezig zou blijven.
In de zaal stonden vier borden waarop aanwezigen met post-its konden aangeven wat volgens hen goed gaat en wat beter kan. Toen werd gevraagd of er een notulist aanwezig was, bleek dat niet het geval. De gemeente zegt daarvoor te hebben gekozen omdat organisatoren hun ervaringen, knelpunten en ideeën tijdens verschillende werkvormen zelf op papier konden zetten. De gemeente neemt die opbrengsten en haar eigen aantekeningen mee in het vervolg.
Een aantal organisatoren had liever een gesprek gevoerd over de oorzaken van de problemen en concrete verbeteringen. “We kwamen niet voor post-its plakken op memoborden, maar om met elkaar te praten en te discussiëren”, zegt een organisator. Een aanwezige zegt dat de gemeente tijdens de avond onvoldoende gelegenheid kreeg om op de kritiek te reageren en eerdere fouten te erkennen.
Gemeente werkt aan verbeteringen
Om de dienstverlening te verbeteren, heeft de gemeente de afgelopen periode geïnvesteerd in capaciteit en deskundigheid. Omdat het lastig is om die structureel beschikbaar te krijgen, wordt ook ingezet op externe inhuur en coaching. Daarnaast kijkt voortaan een tweede vergunningverlener mee bij de afhandeling van aanvragen.
De burgemeester heeft opdracht gegeven om in kaart te brengen wat verder nodig is om het proces goed te laten verlopen. Dat onderzoek loopt nog. De gemeente wil niet alleen de interne afhandeling verbeteren, maar ook bekijken hoe organisatoren tijdens het aanvragen beter kunnen worden ondersteund.
Regels en kosten
De gemeente benadrukt dat regels nodig zijn om evenementen veilig te laten verlopen. Bij vergunningaanvragen kijken onder meer de politie, brandweer en GHOR via de veiligheidsregio mee. Afhankelijk van het evenement kan ook een slechtweerplan nodig zijn. De gemeente begrijpt dat er veel van organisatoren wordt gevraagd, maar zegt dat de eisen nodig zijn om risico’s in kaart te brengen.
Organisatoren wijzen op de kosten van onder meer verkeersregelaars en EHBO’ers. Ook vinden zij dat er verschil moet worden gemaakt tussen evenementen op de openbare weg of een plein en activiteiten op een afgesloten terrein.
Peter Schulingkamp, organisator van onder meer de Sinterklaasintocht in Winschoten, ziet dat de gemeente zich inzet om de situatie te verbeteren. De opzet van de informatieavond vond hij minder geslaagd. Volgens hem speelt de discussie over evenementenvergunningen al ongeveer twee jaar en is de afhandeling van aanvragen de afgelopen weken in een stroomversnelling geraakt. Hij wijst daarnaast op de stijgende kosten voor veiligheidsmaatregelen, terwijl subsidies gelijk blijven of worden verlaagd.
Andere organisatoren zeggen dat de gemeente openstaat voor gesprekken, maar willen meer duidelijkheid over de vervolgstappen en de eisen die aan evenementen worden gesteld. Als die eisen eerder duidelijk zijn, kunnen aanvragen volgens hen voorspelbaarder verlopen.
De gemeente maakt onderscheid tussen een melding en een vergunningaanvraag. Om de regeldruk te beperken, worden herdenkingen op 4 mei vanaf dit jaar als melding behandeld. Het gaat volgens de gemeente om kleinschalige evenementen met ieder jaar een vergelijkbaar karakter.
